E-Mails in einer PST Datei archivieren

In letzter Zeit habe ich des öfteren mit E-Mail beziehungsweise mit Outlook Themen zu tun. Es ist erstaunlich wieviele Probleme man lösen kann, in dem man den Exchange Cache deaktiviert oder die Autovervollständigenliste leert.

Ein Problem ist unter anderem das irgendwann das Postfach voll ist und die E-Mails archiviert werden müssen. Die einfachste Methode ist die Archivierung in eine PST Datei.
In einigen Fällen kommt es vor das Benutzer die Datei lokal auf ihrem Rechner ablegen und eine E-Mail nach der anderen wandert in das PST Archiv. Was in dem Moment leider vergessen wird ist, das die Festplatte irgendwann nicht mehr funktionieren könnte. Wenn nun der Fall eintritt und die Festplatte defekt ist, können gegebenenfalls Recovery Spezialisten die Daten wieder herstellen. Ob die entsehenden Kosten mit den verlorenen E-Mails im Verhältniss stehen, kann nur der Benutzer selbst entscheiden.
Ein Alternativer Ablageort wäre eine Netzwerk Freigabe, welche durch entsprechend Backupsoftware nächtlich gesichert wird. Leider sagt selbst Microsoft das der Zugriff auf die PST Datei über das Netzwerk nicht das Beste ist und rät davon ab.

Ein weiteres Problem ist das hinterlegte Kennwort. In vielen Fällen wird bei der Einrichtung ein Kennwort vergeben und in Outlook selbst wird der entsprechende Haken gesetzt, damit das Kennwort nie wieder eingegeben werden muss. Wenn dann nach einigen Monaten, manchmal auch nur Tagen, das Kennwort benötigt wird kann man sich leider nicht mehr daran erinnern. Auf Gewissen Internetseiten soll es für das Problem passende Tools geben, getestet habe ich Sie jedoch noch nicht. Wenn man Pech hat funktioniert das Tool nicht, aber dafür wird ein Trojaner installiert.

Grob gesehen sind PST Dateien die einfachste Lösung wenn es um Outlook und E-Mail Archivierung geht, jedoch sollte man langfristig auf eine andere Lösung setzen.
Auf dem Markt gibt es einige Produkte die neben Addons für die E-Mails Clients weitere Funktionen bieten. Darunter fallen eine gute Suchfunktion, einfache Backup Möglichkeiten und teilweise Antispam Lösungen.
Einer der Anbieter der mehrere Funktionen anbietet ist zum Beispiel reddox.

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